Você já ouviu falar sobre automação de workflow? Ela é uma poderosa alavanca para eficiência operacional, especialmente para empresas e organizações. 

Mas afinal, o que tem de tão especial na automação de workflow? Como já diz seu nome, ela automatiza processos manuais e repetitivos em empresas. 

Isso faz com que os profissionais de uma área possam focar sua energia em outras atividades, além dos processos repetitivos. 

Com isso, a empresa tem uma melhora na agilidade de processos, na capacidade de escala e também na redução da probabilidade de erros. 

No entanto, a automação de workflow é muito mais do que a substituição do processo manual. Por isso, neste artigo, vamos explicar tudo sobre essa estratégia!

Vamos lá? Então, boa leitura! 

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O que é a automação de workflow?

A automação de workflow é um conceito revolucionário no mundo dos negócios e da tecnologia da informação. 

Trata-se do uso de sistemas inteligentes para gerenciar e executar processos de trabalho rotineiros, substituindo a intervenção humana.

Essa automação envolve a criação de regras que orientam o fluxo de tarefas entre pessoas e sistemas, garantindo que cada ação seja realizada no momento certo e pela parte responsável.

Com a automação de workflow, processos que antes exigiam horas de trabalho manual e atenção constante podem agora ser completados em minutos.

Isso não só libera os funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas e criativas, mas também aumenta a eficiência operacional e reduz a margem de erro. 

Como funciona uma automação de workflow?

O funcionamento da automação de workflow depende de inúmeros fatores. No entanto, o seu funcionamento padronizado é:

• Mapeamento do Fluxo de Trabalho: O primeiro passo é entender o fluxo de trabalho existente. Isso envolve identificar as etapas, os responsáveis e as interações entre sistemas e pessoas. Com base nesse mapeamento, criam-se diagramas de fluxo que representam visualmente como as tarefas se conectam.
• Definição de Regras e Lógica: As regras são criadas para determinar como as tarefas devem ser executadas. Essas regras podem ser simples ou complexas. A lógica por trás das regras é programada em um sistema de automação, que pode ser um software específico ou uma plataforma de workflow.
• Integração com Sistemas e Aplicações: A automação de workflow se conecta a sistemas, bancos de dados e aplicativos relevantes. Isso permite que ela acesse informações, dispare ações e atualize dados conforme necessário.
• Gatilhos e Ações: Os gatilhos são eventos que iniciam o fluxo de trabalho. Eles podem ser acionados por ações específicas ou por cronogramas. Quando um gatilho é ativado, as ações associadas são executadas.

Ou seja, a automação de workflow é uma combinação de tecnologia, regras e integrações que simplifica e aprimora a execução de tarefas.

Características da automação de workflow

Algumas das principais características da automação de workflow são: 

• Eliminação de tarefas manuais repetitivas; 
• Melhoria na organização e acompanhamento de processos; 
• Aumento da eficiência e produtividade; 
• Modelagem visual de processos; 
• Definição de regras e condições; 
• Monitoramento em tempo real; 
• Geração de relatórios para análise. 

Em geral, essas características contribuem para a otimização das horas de trabalho e para a redução do desperdício de recursos, tempo e dinheiro por parte das empresas

Ferramentas usadas para a automação de workflow

Existem várias ferramentas de automação de workflow disponíveis para otimizar processos de negócios e melhorar a eficiência. Algumas delas são:

• Atlassian Jira: O Jira é uma plataforma popular para gerenciamento de projetos e fluxos de trabalho.
• Microsoft Power Automate: O Power Automate é uma plataforma de automação de processos que permite criar fluxos de trabalho automatizados. 
• Zapier: O Zapier é uma ferramenta de automação que conecta aplicativos e serviços diferentes.
• Nintex: O Nintex é uma plataforma de automação de processos que oferece recursos avançados para criar fluxos de trabalho complexos.
• UiPath: O UiPath é uma ferramenta de automação robótica de processos (RPA) que permite automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras.
• Trello: Embora seja mais conhecido como uma ferramenta de gerenciamento de projetos, o Trello também pode ser usado para criar fluxos de trabalho simples e automatizados. 
• Asana: O Asana é outra ferramenta de gerenciamento de projetos que oferece recursos de automação de fluxo de trabalho.
• Monday.com: O Monday.com é uma plataforma de colaboração e gerenciamento de projetos que permite criar fluxos de trabalho personalizados.
• Pipefy: O Pipefy é focado em automação de processos e fluxos de trabalho.

É importante ressaltar que é necessário escolher a ferramenta que melhor atenda às necessidades da sua empresa e dos projetos específicos. 

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Benefícios da automação de workflow

Mas afinal, quais são os benefícios da automação de workflow? Existem diversas vantagens nessa estratégia. Por isso, a seguir, separamos algumas das principais. Veja! 

Aprimora a comunicação

A automação de workflow desempenha um papel crucial no aprimoramento da comunicação dentro de uma organização. 

Ao estabelecer canais claros e diretos através dos quais as informações circulam, a automação elimina as ambiguidades e aumenta a transparência.

Com sistemas automatizados, as mensagens e atualizações são compartilhadas em tempo real e podem ser acessadas facilmente por todos os membros da equipe.

Isso possibilita que todos estejam alinhados com os objetivos comuns e progresso dos projetos.

Permite a escalabilidade

A habilidade de uma organização em se adaptar de acordo com as demandas iminentes do mercado é um indicador de sua robustez e potencial de sucesso a longo prazo.

Neste contexto, a automação de workflow se destaca como um propulsor fundamental de escalabilidade.

Ao empregar soluções automatizadas, as empresas podem gerenciar volumes crescentes de trabalho sem sacrificar a qualidade ou sobrecarregar os funcionários. 

Isso porque a automação garante que os processos sejam replicáveis e consistentes, tornando mais fácil a implementação em diversas equipes ou departamentos. 

Melhora o desempenho dos funcionários

A automação de workflow também apresenta impactos significativos no desempenho dos funcionários, atuando como um catalisador para elevar sua eficiência e produtividade.

Ao liberar indivíduos de tarefas repetitivas e propensas a erros, a automação permite que concentrem seus esforços em atividades que requerem criatividade e estratégia. 

Esse refinamento das responsabilidades contribui para a satisfação no trabalho, uma vez que os colaboradores encontram espaço para aplicar habilidades mais complexas.

Além disso, a consistência fornecida pela automação melhora a acurácia das tarefas e diminui a carga relacionada à correção de erros.

Reduz custos

Por fim, um dos benefícios mais tangíveis da automação de workflow é a redução substancial de custos que ela pode oferecer às organizações.

Ao introduzir processos automatizados, as empresas reduzem a necessidade de mão de obra para a execução de tarefas manuais, o que traduz-se em redução de custos.

Além disso, a eficiência aumentada oferecida pela automação significa que as tarefas são completadas mais rapidamente e com menos erros.

A uniformização dos processos proporcionada pela automação também ajuda a evitar gastos desnecessários decorrentes de ineficiências e desvios nos procedimentos.

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Conclusão

A automação de workflow representa um avanço significativo na maneira como as empresas gerenciam e otimizam seus processos internos. 

Essa tecnologia não é apenas um meio de incrementar a eficiência, ela atua como uma plataforma para transformação digital e crescimento estratégico. 

Podemos dizer que a automatização dos fluxos de trabalho emancipa o potencial humano, cultivando um ambiente onde o talento pode florescer, e inovações podem emergir.

A capacidade de executar mais com menos, minimizando erros, enquanto oferece aos colaboradores a oportunidade de se engajarem em trabalhos mais desafiadores.

Ou seja, a automação de workflow não é apenas uma ferramenta para o presente, mas também um investimento para o futuro de qualquer negócio. 

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